Dein neuer Job bei Heumann + Partner
Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d)
Das Wichtigste auf einen Blick:
An diesen Standorten
Wir bieten diese Stelle aktuell in diesen Orten an:
• In Bad Salzuflen ab 01.06.2026
Arbeitszeit
Wir bieten dir flexible Arbeitszeitmodelle / Homeoffice an:
• In Vollzeit
• In Teilzeit
Deine Vorteile bei uns:
- Angenehme Arbeitsatmosphäre: Freu dich auf ein gutes Gefühl – auf dem Weg zur Arbeit und nach Hause.
- Ein echtes Team: Keine Ellenbogenmentalität, sondern gegenseitige Unterstützung und Zusammenhalt.
- Mobilitätsvorteile: Wir sorgen dafür, dass der Arbeitsweg nicht dein Gehalt belastet.
- Attraktive Zusatzleistungen: 30 Tage Urlaub, 13. Gehalt, Nettolohn-Optimierungen.
- Innovative Perspektiven: Statt Stillstand bieten wir Wachstum, Digitalisierung und moderne Arbeitsprozesse.
- Fortbildung: Wir bilden dich regelmäßig und individuell weiter, bei vollständiger Kostenübernahme.
- Weiterentwicklung: Wir fördern deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Fortbildungen, u. a. in den Bereichen Kanzleiorganisation, DATEV und Mandantenkommunikation
- Klare Strukturen: Dank detaillierter Aufgabenverteilung behältst du immer den Überblick und arbeitest effizient.
Deine Qualifikation und Stärken:
- Ausbildung: Idealerweise hast du eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation. Auch Quereinsteiger/innen mit relevanter Berufserfahrung sind willkommen.
- Kanzlei- & Softwarekenntnisse: Erfahrungen im Kanzleiumfeld oder mit DATEV sind von Vorteil, aber kein Muss – du bist offen, Neues zu lernen.
- Digital-Affinität: Mit Microsoft Office gehst du sicher um und hast Freude an digitalen Arbeitsprozessen.
- Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
- Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich und professionell auf – im persönlichen Kontakt ebenso wie am Telefon oder im digitalen Kontakt.
- Zuverlässigkeit & Eigeninitiative: Termine, Fristen und Abläufe hast du im Blick und gehst fehlenden Informationen aktiv nach.
- Teamfähigkeit: Du arbeitest gerne mit anderen zusammen, teilst dein Wissen und trägst zu einer positiven Teamkultur bei.
Deine Tätigkeitsfelder:
- Empfang & erste Anlaufstelle: Du begrüßt unsere Mandantinnen und Mandanten persönlich, nimmst Telefonate freundlich und professionell entgegen und koordinierst Anfragen per E-Mail.
- Rechnungsstellung & Abrechnung: Du bist verantwortlich für die eigenständige Erstellung, Prüfung und den Versand unserer Kanzleirechnungen. Dabei pflegst und aktualisierst du Leistungs- und Abrechnungsgrundlagen, stimmst dich eng mit den Fachabteilungen ab und sorgst für eine korrekte, nachvollziehbare und termingerechte Abrechnung.
- Kanzlei- & Büroorganisation: Du unterstützt bei der Organisation des Kanzleialltags, koordinierst Termine, verwaltest Fristen und sorgst für strukturierte Abläufe im Backoffice.
- Digitale Dokumentenverwaltung: Du kümmerst dich um die digitale Ablage, Dokumentenpflege und unterstützt bei der Nutzung von DATEV DMS und weiteren Kanzleisystemen.
- Unterstützung des Fachteams: Du bereitest Unterlagen vor, forderst fehlende Dokumente bei Mandanten an und entlastest das Team bei administrativen Aufgaben.
- Mandantenkommunikation: Du bist eine verlässliche Schnittstelle zwischen Mandanten und Fachabteilungen, beantwortest organisatorische Fragen freundlich und sorgst dafür, dass Anliegen zeitnah weitergeleitet werden.
- Allgemeine Assistenzaufgaben: Postbearbeitung, Schriftverkehr, Pflege von Stammdaten sowie weitere klassische Assistenz- und Empfangstätigkeiten gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.
Interesse geweckt mit uns Karriere zu machen?
Dann freuen wir uns auf deine Anfrage! Schick uns deine Unterlagen per E-Mail an karriere@heumann-partner.de, oder direkt über das Formular.